Introducción a la gestión de proyectos: cómo gestionar proyectos de forma eficaz

La capacidad de planificar, ejecutar y revisar proyectos de manera efectiva es una habilidad útil en todas las industrias y sectores. Es una de las razones por las que la gestión de proyectos es una habilidad muy solicitada. ¿Pero qué es exactamente? ¿Por qué es tan útil? ¿Y cómo se inicia en la gestión de proyectos?

Exploramos y respondemos estas preguntas clave, examinando los diferentes tipos de gestión de proyectos, las diferentes habilidades que necesitará para tener éxito y cómo puede comenzar con su capacitación en gestión de proyectos.

¿Qué es la gestión de proyectos?

Comencemos con una definición de gestión de proyectos. Todos gestionamos proyectos en nuestra vida cotidiana, aunque por lo general se trata de tareas pequeñas y relativamente insignificantes, como preparar una comida o ir de compras. Sin embargo, en un sentido profesional, es un proceso mucho más complicado.

A medida que exploramos en nuestro paso abierto en definición de gestión de proyectospodemos pensar en la habilidad como la disciplina de utilizar principios, procedimientos y políticas bien conocidos para gestionar un proyecto de principio a fin.

Quienes administran proyectos a menudo deben coordinar e integrar la participación humana y los componentes físicos dentro de las cuatro restricciones fundamentales: alcance, costo, tiempo y calidad.

Aunque es fácil pensar en el concepto como uno moderno, la gestión de proyectos es una habilidad que los humanos han demostrado a lo largo de la historia. Incluso se podría decir que se remonta a la Gran Pirámide de Giza, que se completó en 2560 a.

Por supuesto, el alcance y las responsabilidades de un gerente de proyecto cambiarán significativamente entre industrias y organizaciones. Sin embargo, como veremos, muchos de los fundamentos son aplicables a todos los proyectos.

¿Por qué es importante la gestión de proyectos?

En nuestro paso abierto en el futuro de la gestión de proyectos, exploramos cómo, durante la próxima década, se estima que las organizaciones de todos los tamaños y tipos requerirán alrededor de 88 millones de gerentes de proyecto. Claramente, es un área que es esencial y se espera que siga siéndolo en los años venideros. Pero, ¿por qué es importante la gestión de proyectos?

Hay varias razones por las que esta habilidad es tan solicitada y ampliamente utilizada. Hemos destacado la importancia de la gestión de proyectos a continuación:

Ayuda con la organización.

Central para el éxito de cualquier proyecto es la organización. Un gerente de proyecto efectivo puede garantizar que las metas estén claramente definidas, que se establezcan objetivos, que se respeten los presupuestos y que los proyectos se entreguen a tiempo.

Incluso con lo esencial de la gestión de proyectos, puede aprender a identificar las fortalezas y debilidades de los planes de su proyecto.

Mantiene a los equipos alineados

A menudo, los proyectos comerciales requieren aportes de varios equipos y partes interesadas. Con buenas habilidades de gestión de proyectos, puede asegurarse de que todos estén alineados con los mismos objetivos. Esto no solo ayuda a que el proyecto funcione sin problemas, sino que también significa que las personas adecuadas son responsables de sus roles y responsabilidades.

En última instancia, tener una persona central que se asegure de que los distintos equipos entreguen su trabajo a tiempo significa que el proyecto es un éxito y cumple con los plazos. De manera similar, el gerente de proyecto actúa como un solucionador de problemas si un área en particular tiene dificultades.

Permite el progreso

Otra área clave de la gestión de proyectos es medir el éxito de un proyecto. Para una empresa, esto significa que se pueden aprender lecciones sobre lo que funciona y lo que se podría mejorar.

En términos de proyectos futuros, esto significa que puede repetir su éxito y aprender de sus errores. Puedes aprender más sobre La gestión de proyectos y su papel en la eficacia empresarial. en nuestro ExpertTrack de la Universidad de Coventry. O bien, explore nuestra gama de cursos de administración y negocios en línea y adquiera habilidades de experto e impulse su carrera.

Hace que los proyectos sean más exitosos.

Una encuesta realizada por la consultora McKinsey & Co encontró que casi el 60 por ciento de los altos ejecutivos sentían que desarrollar una sólida disciplina de gestión de proyectos era una de sus principales prioridades para sus empresas al mirar hacia el futuro.

La razón de esta necesidad de gerentes efectivos es que muchas empresas encuentran que adherirse a los métodos de gestión de proyectos y las estrategias pueden ayudar a reducir los riesgos, reducir los costos y mejorar las tasas generales de éxito.

Los tipos de gestión de proyectos.

Como puede imaginar, hay varias formas de abordar un proyecto. Como tal, encontrará varias metodologías de gestión de proyectos. Cada uno tiene sus méritos y, en última instancia, cada uno tiene como objetivo ofrecer los mejores resultados del trabajo de un equipo.

En nuestro paso abierto de la Universidad de Coventry, exploramos algunas de las técnicas de gestión de proyectos que puede optar por utilizar. A continuación, proporcionamos algunos detalles y ejemplos de dónde son útiles:

Cascada

El método de gestión de proyectos en cascada es un enfoque tradicional. El objetivo aquí es gestionar las cosas secuencialmente. Entonces, está la fase de concepto y planificación, seguida de la fase de desarrollo, garantía de calidad y, finalmente, finalización y mantenimiento del proyecto.

Con la metodología en cascada, los requisitos del proyecto generalmente se definen en las etapas iniciales, con pocas o ninguna alteración a menos que sea absolutamente necesario. Los proyectos en cascada suelen priorizar el alcance del proyecto, lo que puede significar que el proceso es un poco rígido.

Ágil

Los que usan el metodologia agil de gestion de proyectos enfatizar el empoderamiento de las personas para colaborar y tomar decisiones en equipo. Es un método que a menudo utiliza una planificación, prueba e integración continuas.

Como sugiere el nombre, los involucrados en proyectos ágiles deben ser flexibles y adaptables en su trabajo. A medida que cambia la situación, también podría adaptarse la carga de trabajo. Por lo general, es un esfuerzo de colaboración, lo que significa que varias personas pueden contribuir a la misma área de un proyecto.

Adaptado

Con una metodología de gestión de proyectos adaptativa, el alcance del proyecto es variable, pero el tiempo y los costos son fijos para el proyecto. Como resultado, el alcance del proyecto puede ajustarse a medida que se desarrolla la situación, generalmente para lograr el máximo valor para el negocio.

Adaptive Project Framework (APF) es similar a la gestión ágil de proyectos en el sentido de que no es esclavo del alcance del proyecto. En la APF intentas y haces lo que puedes, asegurándote de que el proyecto se entregue a tiempo y dentro del presupuesto, incluso si eso significa cambiar ciertos elementos.

Melé

Aquellos que buscan un estilo de gestión de proyectos iterativo deberían considerar Scrum. Cuando los requisitos cambian constantemente, la gestión de proyectos Scrum puede entregar proyectos en un período de tiempo corto y obtener comentarios rápidos. Cuando se necesitan respuestas rápidas, Scrum es ideal.

Scrum se basa en una estrecha colaboración entre los equipos, que a menudo trabajarán en ‘sprints’. Estas son unidades cortas de tiempo (semanas o meses) que dan como resultado un producto final. A menudo, esto significa que los ajustes se realizan sobre la marcha y la retroalimentación llega en un flujo constante.

Inclinarse

El objetivo de la gestión de proyectos esbeltos es ofrecer más valor y menos desperdicio. Por lo general, esto significa empoderar a las personas para crear un entorno en el que la responsabilidad por uno mismo sea una prioridad. Del mismo modo, conceptos como la estandarización y las estructuras de descomposición del trabajo (WBS) mantienen el trabajo optimizado y centrado en el proceso.

Kanban

El estilo de gestión de proyectos Kanban se trata de visualizar los flujos de trabajo y minimizar el trabajo en curso. Quienes realizan el trabajo se centran en la calidad de lo que están haciendo mientras visualizan el flujo de trabajo, aunque se estén realizando muchas tareas a la vez.

El plan con kanban es que todos sepan lo que están haciendo y lo que se necesita de ellos, porque todos los procesos son claramente visibles. Este método también significa que los problemas se pueden identificar antes de que los flujos de trabajo se detengan.

PRÍNCIPE2

PRÍNCIPE2 significa Proyectos en entornos controlados. El marco de gestión de proyectos PRINCE2 permite a una organización planificar, gestionar y controlar un proyecto. Es un método bastante genérico, lo que lo hace adecuado para proyectos en todas las industrias.

Sin embargo, genérico no significa obsoleto. PRINCE2 se basa en las mejores prácticas más actualizadas en gestión de proyectos, lo que lo convierte en una opción muy popular entre las organizaciones de todo el mundo.

El marco se compone de cuatro elementos integrados:

• Principios. Los cimientos del marco y todo en PRINCE2 se basan en estos principios, que se adaptan al entorno del proyecto.
• Temas. Esto se refiere a aspectos de la gestión de proyectos que deben ser continuamente a lo largo del proyecto.
• Procesos. Estos describen quién es responsable de interpretar los temas en diferentes puntos del proyecto.
• Estándares. Cada proyecto es diferente, por lo que los temas y procesos deben adaptarse a las necesidades del entorno.

Herramientas de gestión de proyectos

Entonces, la gestión de proyectos tiene muchos estilos, aunque ciertamente es posible combinar elementos de diferentes metodologías. Pero, ¿qué herramientas necesitas para ser un buen gestor de proyectos?

No hay una respuesta única a esta pregunta. Las herramientas exactas que necesitará generalmente dependerán del proyecto y la industria en la que esté trabajando. Entonces, en lugar de recomendar aplicaciones o programas específicos, hemos seleccionado algunas de las áreas y herramientas que a menudo resultan útiles en el proceso de gestión de proyectos:

• Declaraciones de alcance. Si desea asegurarse de que su proyecto tenga un comienzo positivo, una declaración de alcance es una herramienta esencial de gestión de proyectos. Le ayudan a definir los recursos, los entregables, las características y las tareas del proyecto.
• diagramas de Gantt. A Gráfico de gantt es una vista visual de una tarea a lo largo del tiempo. Permiten la programación y el seguimiento efectivos del proyecto desde la implementación hasta la finalización. Una herramienta imprescindible para cualquier gestor de proyectos.
• Software de gestión de proyectos. No importa cuán complejo o simple sea su proyecto, realizar un seguimiento de las tareas, el progreso, el presupuesto y otros factores es difícil con solo una hoja de cálculo. Hay muchos paquetes de software diferentes para elegir, a menudo especializados en ciertas áreas.
• Matriz de partes interesadas. Las partes interesadas son aquellas personas que tienen un interés personal en su proyecto y se ven afectadas por su progreso. Mantener a estas personas informadas de dónde se encuentra y cómo se ven afectados es crucial, y una matriz de partes interesadas es una herramienta útil.
• Informes de lecciones aprendidas. En última instancia, desea evaluar qué tan exitoso fue su proyecto y qué puede aprender para el próximo. Un informe de lecciones aprendidas puede ayudarlo a obtener una visión imparcial de cómo fue el proyecto.

Habilidades de gestión de proyectos

Si está considerando la capacitación en administración de proyectos, es posible que se pregunte qué tipo de habilidades se requieren. A continuación, resumimos brevemente algunas de las habilidades esenciales de gestión de proyectos que necesitará para comenzar:

• Comunicación. Una de las habilidades más importantes para los gerentes de proyecto es la buena capacidad de comunicación. A menudo, trabajará con una amplia gama de personas y partes interesadas, y deberá comunicarse efectivamente diversos aspectos del proyecto.
• Liderazgo. La gestión de proyectos se trata de liderando un equipo para completar sus objetivos. Esto significa motivar a los demás y sacar lo mejor de ellos, así como mediar cuando surjan problemas.
• Organización. Como probablemente habrás adivinado, hay mucha organización en la gestión de proyectos. Para ser efectivo, tendrás que mantener varios platos girando, y ser organizado es fundamental para esto.
• Inteligencia emocional. Cuando administre proyectos, deberá reconocer, comprender y gestionar las emociones de los demás. La empatía juega un papel clave para mantener a sus equipos enfocados.
• resolución de problemas. Incluso con la mejor planificación, los proyectos a veces pueden encontrar dificultades. Para ser un buen gerente de proyectos, deberá ser adaptable y tener excelentes habilidades para resolver problemas.

Cómo empezar con la gestión de proyectos

Si la gestión de proyectos suena como algo en lo que quieres entrar, hay muchas opciones disponibles. La ruta que tome depende de sus objetivos generales. Si desea trabajar en una industria específica, por ejemplo, es probable que necesite un conocimiento práctico de esa área antes de comenzar.

La experiencia también es increíblemente valiosa, ya sea involucrarse en proyectos en su empleador actual o dar un paso hacia un campo relevante.

Si estás ansioso por aprender gestión de proyectos, también tenemos una variedad de cursos entre los que puede elegir. Éstas incluyen:

Pensamientos finales

La gestión de proyectos es un conjunto de habilidades muy valorado y demandado. Al aprender y desarrollar sus habilidades en esta área, puede encontrar trabajo en casi cualquier industria. Además, es probable que la demanda de buenos directores de proyectos siga creciendo.

Con una variedad de estilos y métodos de gestión de proyectos para elegir, puede encontrar un enfoque que funcione para usted. Al desarrollar sus habilidades con nuestros cursos en línea, puede mejorar su CV y ​​encontrar los roles de gestión de proyectos que mejor se adapten a usted.