Las mejores herramientas y técnicas de gestión de proyectos

Mantenerse al día con el ritmo acelerado de las tecnologías emergentes a menudo puede parecer una lucha cuesta arriba para un gerente de proyecto. Sin embargo, el uso de las últimas herramientas y técnicas de administración de proyectos puede ayudar a aumentar el rendimiento y la productividad de su equipo y permitirle administrar sus proyectos de manera más efectiva. Esta es la razón por la que el 77 % de los equipos de alto rendimiento utilizan software de gestión de proyectos.

Con una variedad abrumadora de métodos de gestión de proyectos para elegir, hemos creado una lista de las mejores técnicas en el negocio para ayudarlo a evaluar cuál es la mejor para su próximo proyecto.

Desde metodologías ágiles de gestión de proyectos hasta ejemplos más clásicos, analizaremos cada técnica en detalle, para que pueda decidir qué funcionará mejor para su equipo y ayudará a que el negocio crezca. También incluiremos información importante sobre las mejores herramientas de gestión de proyectos a tu disposición.

Las 10 mejores técnicas de gestión de proyectos

Encontrar las herramientas y técnicas de gestión de proyectos adecuadas para satisfacer sus necesidades puede ser un campo minado. Con docenas de metodologías para elegir, hemos reducido la lista a nuestro top 10.

Metodologías clásicas de gestión de proyectos

En comparación con las otras metodologías que cubrimos en este artículo, las técnicas clásicas de gestión de proyectos son métodos más tradicionales que se basan en un enfoque secuencial. Sus principios básicos son planificar, priorizar y ejecutar un proyecto de una manera claramente definida, con énfasis en los procesos lineales y la planificación inicial.

1. Cadena Crítica

Este método se enfoca en los recursos más que en el método real en sí mismo, asegurando que el proyecto propuesto sea factible y pueda completarse a tiempo.

La gestión de proyectos de Cadena Crítica se basa en la eliminación de posibles retrasos e interrupciones del proyecto, ya sea que se deban a obstáculos internos o a la predicción imprecisa de los requisitos de la carga de trabajo. Ayuda a completar las actividades en el menor tiempo posible y garantiza que se alcance la fecha límite del proyecto.

La técnica se centra en la priorización, el análisis de dependencias y la optimización del tiempo.

¿Cuándo debo usar este método?

El método de la Cadena Crítica es perfecto para proyectos complejos que tienen recursos limitados. Se utiliza para monitorear esos recursos de manera efectiva y al mismo tiempo garantizar que el proyecto se complete a tiempo.

2. Camino crítico

El método Critical Path representa una secuencia de actividades del proyecto y se calcula determinando la duración del proyecto y sus hitos clave utilizando pasos secuenciales.

Se trata de establecer plazos factibles y garantizar que cada actividad se complete a tiempo utilizando el camino más corto. Por lo tanto, es importante elegir el camino con la menor cantidad de hitos y toma menos tiempo.

¿Cuándo debo usar este método?

Es particularmente útil para proyectos complejos en los que los plazos estrictos van a ser fundamentales en términos de entrega y no hay lugar para retrasos. Este método se utiliza a menudo en áreas como la construcción y la defensa.

3. Cascada

Una de las herramientas y técnicas de gestión de proyectos más antiguas y populares, el método Waterfall es posiblemente el más fácil de adoptar. Requiere que administre un proyecto utilizando un enfoque secuencial, ejecutando los requisitos definidos al principio, paso a paso, hasta su finalización. Con este método, hay un gran énfasis en la planificación y la organización.

Como sugiere el nombre, una fase no comienza hasta que la anterior ha terminado. A diferencia de muchos otros métodos, esta técnica requiere que los miembros del equipo trabajen individualmente.

¿Cuándo debo usar este método?

Proyectos sencillos, cortos y con pautas claras a los que puedes configurar una estructura de trabajo estricta. Los requisitos deben entenderse bien, de modo que cada paso pueda completarse después de la aprobación de la fase anterior.

Metodologías ágiles de gestión de proyectos

La gestión ágil de proyectos ofrece un enfoque iterativo para administrar y entregar un proyecto, lo que lo alienta a ajustarse sobre la marcha en lugar de seguir un camino lineal.

Uno de los objetivos es liberar beneficios a lo largo de todo el proceso, en lugar de solo al final. Los métodos ágiles de gestión de proyectos se basan en equipos que se adaptan a los cambios para mejorar la calidad del rendimiento y reducir el tiempo perdido.

4. Ágil

Como sugiere el nombre, la gestión ágil de proyectos se trata de poder moverse rápidamente y responder a los cambios de manera efectiva. Es un enfoque adaptable e iterativo para la gestión de proyectos, que tiene la flexibilidad y la colaboración en su núcleo.

Esta técnica de gestión de proyectos se basa en la noción de que se pueden realizar mejoras durante todo el proceso de un proyecto, haciéndolo de manera eficiente y oportuna.

¿Cuándo debo usar este método?

A menudo utilizado en el desarrollo de software, este método se adapta a los equipos con habilidades de comunicación capaces que prosperan en un entorno de trabajo colaborativo. Ideal para proyectos que son rápidos y requieren un enfoque ágil.

5. Scrum

El método Scrum garantiza que se concentre en las principales prioridades de manera efectiva y tenga en cuenta los requisitos inmediatos del cliente. Se dirige a individuos e interacciones sobre procesos y herramientas y depende en gran medida de la colaboración del cliente y el trabajo en equipo.

La metodología Scrum involucra a un equipo liderado por un Scrum Master, quien es responsable de administrar el proyecto y su equipo, así como de sortear cualquier obstáculo. Esto permite que el Equipo Scrum se concentre en sus objetivos y colabore de una manera que brinde excelentes resultados.

¿Cuándo debo usar este método?

Esta técnica de gestión de proyectos es perfecta para equipos colaborativos que necesitan ser ágiles cuando trabajan en proyectos complejos. Una buena opción para cualquier persona que necesite producir un producto final, como una página web, una campaña de marketing o un programa de software.

6. Programación extrema

Extreme Programming reúne muchos componentes de las diversas técnicas ágiles de gestión de proyectos para abordar proyectos de desarrollo de software. La atención se centra en los requisitos del usuario y los aspectos de codificación de un proyecto, con el objetivo de mejorar la productividad del equipo y la calidad del software.

Ofrece lanzamientos frecuentes en ciclos de desarrollo cortos, por lo que puede actualizar regularmente a los clientes y obtener comentarios constantes.

¿Cuándo debo usar este método?

Un método preferido para clientes donde la funcionalidad de su sistema cambia con frecuencia y es probable que experimente requisitos que cambian constantemente al entregar el proyecto. También es útil cuando los clientes no están seguros de lo que quieren que haga su sistema.

7. Kanbán

El método Kanban es una forma visual de mover un proyecto rápidamente a través del proceso de entrega. Los tableros Kanban se utilizan para mostrar visualmente el flujo de trabajo de una etapa a otra, además del trabajo real que se requerirá. Kanban es una técnica popular porque es altamente personalizable y tiene como objetivo localizar posibles cuellos de botella.

Se considera una de las mejores herramientas y técnicas de administración de proyectos que le permite administrar de manera eficiente cada paso del proceso del proyecto, dividiendo las tareas en etapas digeribles. El objetivo es administrar el trabajo de manera eficiente sin incurrir en altos costos. Por lo general, tampoco existen plazos estrictos.

¿Cuándo debo usar este método?

Kanban es ideal para equipos colaborativos que tienen muchas solicitudes entrantes que varían tanto en prioridad como en tamaño. También le permite obtener una buena vista de pájaro de todo el proyecto.

8. Adaptativo

Nuestra recomendación final de gestión ágil de proyectos es el método adaptativo. Esta metodología combina elementos de técnicas ágiles y de gestión de cambios, ofreciendo un enfoque iterativo que se adapta y se centra en el cliente.

Es una buena opción si anticipa cambios inesperados durante la entrega del proyecto, ya que permite que un equipo utilice sistemas alternativos.

Con esta técnica, se debe actuar inmediatamente cuando hay un contratiempo y se deben implementar cambios rápidamente. El cliente tiende a adoptar un enfoque muy práctico durante todo el proceso.

¿Cuándo debo usar este método?

El método adaptativo es una buena opción cuando se reconocen los objetivos del proyecto, pero no las soluciones y el resultado final del proyecto. Adecuado para clientes que quieren estar muy involucrados en el proceso, donde deberá reaccionar rápidamente a sus requisitos.

Cambiar las metodologías de gestión de proyectos

La última entrega de nuestra lista de métodos de gestión de proyectos es la gestión de proyectos de cambio. Estas técnicas se basan en un conjunto de herramientas que gestionan los cambios de equipo y proyecto con éxito. Ayudan a prevenir el desorden durante la entrega de un proyecto mediante el uso de enfoques definidos y estructurados durante todo el proceso.

9. Evento

Al implementar un plan de gestión de proyectos, la metodología de eventos le permite a su equipo priorizar la identificación de eventos, tareas e hitos que afectarán los cronogramas del proyecto. Puede planificar eventos esperados e inesperados que pueden afectar la planificación del proyecto, lo que se parece mucho a la planificación de la gestión de riesgos.

Con el método de eventos, puede planificar cada fecha límite y cronograma asociado con un proyecto, mientras administra el riesgo potencial.

10. Extremo

Utilizado en proyectos muy complejos, Extreme es principalmente un enfoque impulsado por las personas, en lugar de un proceso, que adopta un enfoque más optimista para modificar el plan de un proyecto. Le ayuda a gestionar cualquier obstáculo que pueda cambiar la forma en que se lleva a cabo un proyecto.

En lugar de centrarse únicamente en entregar el resultado propuesto originalmente, funciona para entregar un resultado deseado que da a las personas la libertad de cambiar la estrategia de un proyecto si se descubre una mejor manera de hacer las cosas durante el proceso. En pocas palabras, se adapta a las necesidades cambiantes.

¿Cuándo debo usar este método?

Apropiado para proyectos complejos que pueden involucrar factores impredecibles y causar incertidumbre en varias etapas del proceso. Una opción popular en las industrias creativas, como marketing, publicidad y diseño.

Las mejores herramientas de gestión de proyectos

Ahora que conoce algunas de las técnicas a utilizar, es importante explorar qué herramienta de gestión de proyectos se adaptará a sus necesidades.

1. Jira

Jira, que se adapta mejor a las técnicas ágiles de gestión de proyectos, permite que los equipos personalicen el flujo de trabajo del proyecto, realicen un seguimiento del progreso y las horas, y emitan tareas.

Los informes útiles brindan una descripción general del progreso del proyecto y se considera la mejor herramienta de gestión de proyectos para los equipos de desarrollo de software. Pruebe nuestro curso Agile Project Management with Jira for Beginners para aprender todo al respecto.

ventajas

• Un montón de características líderes en el mercado
• Posibilidad de personalizar su experiencia
• Comunique ideas fácilmente con su equipo.

Contras

• La integración con otros sistemas puede ser compleja
• Cargas de tamaño de archivo limitado de 10 MB
• El diseño no es el más fácil de usar.

2. Trello

Trello es una herramienta de gestión de proyectos visual y fácil de usar que le permite organizar el trabajo fácilmente. Simplemente puede crear tableros y colaborar en proyectos, y su diseño básico significa que personas de todas las capacidades pueden usarlo. Otras funcionalidades incluyen informes y seguimiento de tiempo.

ventajas

• Fácil de usar
• Fácil gestión y programación de tareas
• Los power-ups están disponibles para beneficios de funcionalidad adicionales.

Contras

• No es tan completo como otras herramientas.
• Sin funciones de informes
• Incapaz de gestionar proyectos complicados correctamente.

3. Hacer clic

Al explorar las principales herramientas y técnicas de gestión de proyectos, ClickUp se clasifica constantemente como una de las mejores. Esta plataforma basada en la nube ofrece muchas opciones de importación, una interfaz fácil de usar y una excelente selección de funciones avanzadas. ClickUp está disponible a través del navegador web, móvil o aplicación de escritorio.

ventajas

• Simplifica la gestión de tareas
• Ofrece altos niveles de personalización.
• Fácil integración con otras herramientas de gestión de proyectos.

Contras

• Opciones de seguimiento por tiempo limitado
• Las vistas del panel podrían ser más claras
• La versión del navegador puede ser un poco lenta.

4. Asanas

Asana es una popular herramienta dinámica de gestión de proyectos que se ha utilizado en todo el mundo. Supera a otras empresas en muchas áreas, incluida la funcionalidad y su interfaz de usuario de estilo Kanban. Tiene un montón de características para hacer su vida más fácil. A pesar de ser fácil de usar, no sacrifica nada en cuanto a rendimiento.

ventajas

• Muy centrado en la colaboración.
• Fácil de usar
• Software de gestión de tareas eficiente.

Contras

• Sin funciones de seguimiento de tiempo
• Puede ser un poco pesado
• No es ideal para equipos pequeños.

5. tiempo activo

actiTIME combina un software de hoja de tiempo intuitivo con una rica funcionalidad de gestión de proyectos. Puede crear ámbitos de trabajo personalizados, asignar tareas y establecer plazos. Esta herramienta de administración de proyectos también facilita informes que brindan información sobre la asignación de recursos, los niveles de productividad y más.

ventajas

• Una aplicación móvil fácil de usar hace que sea accesible desde cualquier lugar
• Múltiples opciones de seguimiento de tiempo
• Fácil de navegar y bueno para principiantes en gestión de proyectos.

Contras

• Propenso a algunos errores
• Se queda corto en características en comparación con otras herramientas
• Los precios son un poco altos.

Herramientas y técnicas de gestión de proyectos: próximos pasos

Con suerte, se sentirá mucho más informado sobre las diversas herramientas y técnicas de gestión de proyectos disponibles para usted, sin importar su estilo de gestión de proyectos.

Al utilizar nuestras recomendaciones para su próximo plan de gestión de proyectos, se sentirá mejor preparado y seguro de que su equipo puede entregar cualquier proyecto con éxito.

Si desea recibir más consejos y orientación sobre los métodos de gestión de proyectos y las técnicas y herramientas involucradas, nuestros cursos informativos de gestión de proyectos están aquí para ayudarlo.

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