Los mejores estilos de gestión de proyectos explicados

Hay varios estilos potenciales de gestión de proyectos para elegir. Deberá seleccionar el que mejor se adapte a sus objetivos y al conjunto de habilidades de las personas que realmente trabajarán en el proyecto.

Hemos escrito sobre el tema antes, en nuestro artículo Introducción a la gestión de proyectos. Aquí, profundizaremos en los estilos de gestión de proyectos.

¿Qué es la gestión de proyectos?

Puede suponer que el significado de la palabra ‘proyecto’ es obvio, pero ser específico es crucial. Es por eso que es lo primero que se enseña en nuestro curso Fundamentos de la planificación y gestión de proyectos.

La vida está llena de proyectos, que podemos definir simplemente como una empresa con un objetivo particular. Cuando vamos al supermercado, podemos hacer una lista de los artículos que necesitamos, ir a la tienda física (o al equivalente online) y llenar nuestras cestas. En el mundo de los negocios, los proyectos tienden a ser un poco más complicados e involucran la organización de un equipo de personas, pero el principio es el mismo.

Gestionar un proyecto es lo que hacemos para superar obstáculos en el camino hacia una meta. Si llegamos a la tienda y nos encontramos con que un artículo que necesitamos está agotado, podemos reaccionar buscando un sustituto o haciendo arreglos para volver otro día. Podríamos preguntar cuándo volverá el artículo y usar la información para forjar un plan alternativo. Todo esto es una forma de gestión de proyectos.

Cuando la mayoría de nosotros usamos el término, lo distinguimos de la gestión continua. Terminas un proyecto, pasas al siguiente, asegurándote de que no quede nada sin hacer y que todos los cabos sueltos estén atados.

Entonces, un ‘proyecto’ es una sola empresa con objetivos particulares. Por lo general, estos objetivos deben lograrse con recursos limitados (como tiempo, energía y recursos humanos).

¿Por qué es importante la gestión de proyectos?

Una buena gestión de proyectos significa una mayor eficiencia. Un gerente exitoso a menudo dividirá el proyecto en tareas individuales. Estas tareas pueden ser completadas en el orden requerido por la persona más adecuada para el trabajo.

La gestión de proyectos se vuelve especialmente importante en trabajos grandes y complejos. Cuanto mayor sea la complejidad, mayor será el potencial de ineficiencia. Por ejemplo, si está renovando una cocina, puede dividir todo el trabajo en demolición, plomería, electricidad, yeso y carpintería.

Ciertas tareas deben realizarse antes de que el proyecto pueda continuar, lo que significa que las personas adecuadas deben incorporarse en el momento adecuado. Si el yesero llega antes de que se instale el cableado, tendrá que gastar más tiempo y dinero en traer gente para corregir el problema. O puede haber retrasos costosos.

Una buena gestión de proyectos le ayudará a evitar estos problemas, aumentando la productividad y eliminando el estrés de todos. Pero hacerlo bien requiere las habilidades correctas de gestión de proyectos y las cualidades subyacentes correctas. Casi todos pueden beneficiarse del aprendizaje de las habilidades, pero será algo natural si tienes la disposición y la experiencia profesional adecuadas.

estilos de gestión de proyectos

Consideremos nuevamente la analogía del viaje de compras. Puede tomar muchos enfoques diferentes para este proyecto en particular. ¿Se mueve de un pasillo a otro, recogiendo los elementos de su lista a medida que avanza? ¿O se mueve metódicamente hacia abajo en la lista, tachando los elementos uno por uno? ¿Vas a darte la licencia para desviarte de tu lista de compras o para reescribirla sobre la marcha?

El enfoque que adopte puede tener enormes consecuencias. Cambiará los resultados que obtenga y la cantidad de tiempo y energía que necesita comprometer para obtenerlos. Este es especialmente el caso cuando la empresa en cuestión es grande y compleja, como suele ocurrir en el mundo de los negocios.

Hay muchas metodologías diferentes disponibles para los gerentes de proyecto. Querrá comprenderlos todos para poder seleccionar el que mejor se adapte a su propósito.

Gestión de proyectos de cascada

‘Cascada’ es un estilo secuencial de gestión de proyectos. Haces una cosa y luego pasas a la siguiente. No comienza a trabajar en la fase tres hasta que se completa la fase dos.

Este enfoque lineal tiene la ventaja de la simplicidad. Es muy difícil confundirse ya que solo debes preocuparte por la fase en la que estás trabajando. O, si quieres sentirte zen al respecto, cortas leña y llevas agua hasta que el bosque y el lago desaparezcan.

Este enfoque tiene una forma de centrar la atención en la tarea inmediata para que la hagas lo mejor posible. También es extremadamente adaptable: casi cualquier proyecto se puede completar con un estilo de gestión de proyectos en cascada, ya sea planeando una fiesta o construyendo un puente colgante. También puede ver fácilmente cuánto progreso ha hecho en un momento dado.

Sin embargo, hay buenas razones por las que los proyectos más grandes tienden a evitar las cascadas: tiende a ser un poco inflexible. ¿Qué sucede si sus planes cambian a la mitad del proyecto? Es posible que deba volver atrás y cambiar las cosas, lo que podría significar volver a hacer todos los pasos posteriores que ha tomado mientras tanto.

Gestión de proyectos ágiles

A diferencia del enfoque en cascada, la gestión ágil de proyectos es iterativa. Completas el proyecto muy rápido y luego regresas y lo revisas. En la mayoría de los casos, dividirá la tarea más grande en tareas más pequeñas que se pueden mejorar continuamente.

Agile es un enfoque popular entre los desarrolladores de software. Una vez que la versión 1.0 de su programa esté en funcionamiento, se puede probar y se pueden hacer ajustes, no solo en las minucias sino también en la dirección más amplia del proyecto.

Agile toma su nombre de la flexibilidad y adaptabilidad que conlleva. Por lo general, es preferible al método de cascada si es necesario que un gran número de trabajadores puedan trabajar juntos. Los miembros del equipo no tienen que esperar su turno para entrar y trabajar; en cambio, pueden contribuir regularmente a medida que se elaboran versiones sucesivas del proyecto.

Hay muchas variantes de Agile disponibles, cada una de las cuales tiene sus propias fortalezas y debilidades.

1. Gestión de proyectos Scrum

El marco ‘scrum’ se inspira en un scrum de rugby. Puede usarlo como un medio para introducirse fácilmente en la filosofía ‘ágil’. Implica reunirse regularmente para revisar lo que está sucediendo, irse a trabajar intensamente y luego reunirse nuevamente para evaluar dónde se deben eliminar los obstáculos. Esto significa retroalimentación constante y una carga de trabajo intensiva basada en sprints que está en consonancia con los principios de Pomodoro.

2. Gestión de proyectos ajustada

El enfoque ‘esbelto’ surgió de Toyota en la década de 1950, aunque existe desde hace mucho más tiempo. Se centra en la eliminación de desechos, que se presenta en tres formas, todas derivadas de palabras japonesas que comienzan con M.

Está Muda, que es inutilidad o futilidad. Estas son las cosas que estás haciendo que no generan ningún valor real. Luego está Muri, que es un exceso resultante de la falta de estandarización. Finalmente, está Mura, que es inconsistencia.

La gestión ajustada de proyectos es excelente cuando necesita que el proyecto haga el mejor uso de los recursos disponibles y desea que el resultado final sea lo más eficiente posible.

3. Gestión de proyectos Kanban

Kanban es una forma particular de gestión ajustada que pone énfasis en visualizar el trabajo. Esto se hace a través de algo llamado tablero Kanban, que permite a todos los que contribuyen a un proyecto ver exactamente qué tan avanzado está el proyecto y qué se debe hacer.

Luego, todos pueden realizar tareas cuando tienen la capacidad de hacerlas, en lugar de tener esas tareas constantemente empujadas hacia abajo desde arriba.

Los tableros Kanban tienden a ser muy fáciles de usar y sencillos para las personas que realizan el trabajo. También son adaptables, lo que los hace altamente efectivos en el caso de proyectos más grandes y complejos. La naturaleza visual de Kanban también facilita que quienes supervisan el proyecto analicen su dirección y progreso.

Si desea obtener más información sobre Agile, Scrum y Kanban, puede hacerlo con la ayuda de la profesora Yael Grushka-Cockayne de la Escuela de Negocios Darden de la Universidad de Virginia.

4. Gestión de proyectos Seis Sigma

Six Sigma (o 6σ si quiere presumir) es una doctrina de control de calidad ideada por un ingeniero de Motorola en la década de 1980. Al igual que la gestión de proyectos lean, está fuertemente influenciada por la cultura empresarial japonesa. La principal diferencia es que 6σ busca mantener la variación y los defectos al mínimo.

De acuerdo con esta forma de pensar, un proceso eficiente es aquel que falla solo 3,4 veces entre un millón. Se implementa a través de un marco llamado DMAIC, que es un acrónimo que busca definir, medir, analizar, mejorar y controlar el problema. Casi cualquier problema al que se enfrente una empresa puede resolverse siguiendo estos pasos.

Esta metodología tiende a producir mayor eficiencia y menos desperdicio de la misma manera que muchos de los otros estilos.

5. Gestión de proyectos PRINCE2

PRINCE es un acrónimo que significa Proyectos en Ambientes Controlados. Esta escuela de pensamiento enfatiza la división de proyectos en etapas controlables. En realidad, se deriva de una técnica de gestión de proyectos anterior llamada PROMPT (Técnicas de planificación de la gestión de la organización de recursos del proyecto) que era de uso generalizado en las agencias de TI del gobierno del Reino Unido.

PRINCE2 surgió en 1996 y desde entonces se ha convertido en un estándar en los gobiernos de todo el mundo. Plantea siete principios, según los cuales deben gestionarse los proyectos. Estos incluyen centrarse en los productos, aprender de las experiencias y administrar etapa por etapa.

Aquellos que buscan profundizar en el maravilloso mundo de PRINCE2 pueden consultar nuestro curso sobre el tema: PRINCE2® 6.ª edición: Certificación de la Fundación. La tasa de aprobación es un impresionante 98%, lo que lo convierte en un curso que casi cualquiera puede entender. Esta es una de varias microcredenciales que ofrecemos.

PRINCE2 es altamente adaptable y moderno, pero requiere un poco de curva de aprendizaje. ¡El hecho de que el esfuerzo esté justificado depende de la seriedad con la que quiera tomarse la gestión de proyectos! Tenga en cuenta que no es solo la metodología que utiliza lo que es importante. También se debe tener en cuenta las cualidades que usted aporta personalmente.

Gran parte de la información que hemos revisado aquí se tomó de Tipos de metodologías de gestión de proyectos, de la Universidad de Coventry. Si desea obtener más información, ¡es un gran lugar para continuar su viaje!

Cómo entrar en la gestión de proyectos

Como campo, la gestión de proyectos se ha vuelto más sofisticada en los últimos años, y las empresas, los gobiernos y las personas se lo toman muy en serio.

Como tal, el conocimiento de cómo administrar un proyecto nunca ha sido más importante. Esto ha impulsado un aumento en la educación en torno al tema. Si desea aprender sobre la gestión de proyectos, nunca ha habido un mejor momento.

cursos de gestión de proyectos

Ofrecemos una gama de cursos de gestión de proyectos, que cubren todos los conceptos básicos y profundizan en técnicas más avanzadas. En el campo anterior, hay Fundamentos de Gestión de Proyectos. En este último, está Gestión de Proyectos: Más Allá de lo Básico.

También puede echar un vistazo a nuestras microcredenciales: tenemos Business Management: Project Management, que es una microcredencial de Open University que se enfoca en desarrollar las herramientas y técnicas de gestión de proyectos que necesita para tener éxito. Luego está la Gestión práctica de proyectos, de la Universidad de Glasgow, que se centra en las habilidades prácticas; ambas microcredenciales son cualificaciones profesionales acreditadas.

Otros cursos

Pensamientos finales

No son solo los posibles gerentes de proyecto los que podrían beneficiarse al aprender lo que hemos discutido. Al igual que la lectura, la escritura y la aritmética, la gestión de proyectos es fundamental y beneficiosa para una amplia gama de profesionales.

La gestión eficaz de proyectos es como cualquier otra habilidad: mejorar requiere paciencia y práctica deliberada. Si desea llegar allí lo más rápido posible, obtener algunas instrucciones puede ser de gran ayuda. Quizás el mejor lugar para comenzar su viaje es con nuestro paso abierto Introducción a la gestión de proyectos.

Si realmente desea mejorar sus habilidades como gerente de proyectos, puede aplicar los principios que hemos descrito a su propio desarrollo personal: delinear un objetivo, escribir los pasos que deberá seguir para llegar allí y tal vez realizar revisiones periódicas. ¡Puedes gestionar proyectos para convertirte en un mejor gestor de proyectos!